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© Charles Koh, Unsplash
Bei Team sisu leben wir schon seit längerem den dynamischen Freitag. Alle, die möchten, verbringen diesen Arbeitstag wahlweise im Homeoffice. Um die Flexibilität der einzelnen Teammitglieder zu bewahren, setzen wir auf einige nützliche Tools. So war die Umstellung auf 100% Homeoffice-Betrieb eigentlich zumindest softwarebezogen fast nicht zu spüren.
In diesem Beitrag stellen wir die wichtigsten Werkzeuge vor, die unsere dezentrale Arbeitweise ermöglichen. Wir berichten über die Vor- und Nachteile, und wo aus unserer Sicht noch Verbesserungen möglich sind.
Als zentrale Kommunikationsstelle für schnelle Rückfragen, Feedback oder auch mal ein nettes „Hallo, wie gehts dir?“ zwischendurch verwenden wir Slack. Praktisch sind die verschiedenen Channels, in denen Kommunikation unter verschiedenen Arbeitskreisen organisiert werden kann, damit nicht immer gleich alle mitlesen müssen. Im Workflow kann die direkte Benachrichtigung manchmal störend sein, Slack ist aber so nett und sendet Benachrichtigungen auch als E-Mail Zusammenfassung, wenn man offline geht.
Auch ein Vorteil: die Registrierung ist überaus einfach und das Tool ist tatsächlich gratis solange man keine wichtigen Informationen sucht, die länger als 10.000 Nachrichten her sind. Das wird natürlich relevant, wenn man versucht, die Projektorganisation über slack abzuwickeln.
Das Team bleibt mit Slack per Chat in Kontakt © Webaroo, Unsplash
Alternativ zu Slack empfehlen wir Microsoft Teams. Auch darüber lassen sich Chats, Meetings, Notizen und Anhänge miteinander kombinieren. Durch die Anbindung an Office 365 dürfte sich der Dienst vor allem für Unternehmen lohnen, die bereits über eine starke Infrastruktur für Microsoft verfügen.
© Mika Baumeister, Unsplash
Sofern es nicht um den Austausch streng geheimer Informationen geht und es so einfach wie möglich funktionieren soll, ist das unser System. Besonderes Augenmerk haben wir auf die Qualität der Screensharing Option gelegt. Da wir während der Lockdown-Phase auch die Einschulungen für Web-Wartungssysteme via Video-Meeting abgehalten haben, war für uns wichtig, dass die Darstellung des geteilten Bildschirms so groß wie möglich und vor allem scharf ist. ZOOM kann das. Dazu lustige Hintergrundoptionen und spezielle Zusatzfilter, in denen man sich als Kartoffel tarnen kann? Wir waren gleich gehooked.
Das wöchentliche sisu Update Meeting per Zoom © Team sisu
Unser hauseigenes, vor drei Jahren gestartetes Innovationsprojekt hat sich mehrfach bewährt. Seit wir tally haben, setzen wir in der Projektkommunikation anstatt auf E-Mails auf das zentrale, webbasierte Tool. Besonderer Clou dabei: Auch unsere KundInnen kommunizieren mit uns via tally. Über 200 unserer AnsprechpartnerInnen wickelten ihre Projekte bereits erfolgreich damit ab.
Der Vorteil: tally verbindet Aufgabenliste, Kommunikation und Dateianhänge aus diversen Speicherorten miteinander, bildet das ganze in einem Projektablauf ab und jedes Teammitglied weiß auf einen Klick, was von ihm gebraucht wird. Diese Matrix bewährt sich nicht nur innerhalb eingespielter Teams, sondern konnte auch unsere KundInnen abholen. Projektabläufe werden transparent und nichts fällt mehr unter den (virtuellen) Tisch.
Die gibt es, stimmt. Aber: Keines der uns bekannten Tools nimmt bisher die Zielgruppe der KundInnen in den Fokus. Klassische PM Tools wie Wrike, Asana oder trello sind auf die Zusammenarbeit innerhalb erfahrener Teams ausgelegt. Versucht man KundInnen in diese Tools einzuladen, sind sie oft überfordert und die Kommunikation wechselt bereits nach kurzer Zeit wieder zurück zu den E-Mails. Die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen, Feedbackschleifen und Freigaben bleibt dann oft auf der Strecke.
Derzeit entwickeln wir für tally zusätzliche Schnittstellen zu den beliebten Kommunikationstools MS Teams und Slack, und zu Datenpools wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive. Damit integriert sich tally noch nahtloser in bereits bestehende Umgebungen und gewohnte Arbeitsweisen bleiben bestehen.
Tally ist die digitale Schnittstelle zwischen Unternehmen und KundInnen. © Team sisu, gotally.me
Seit einigen Jahren verwenden wir Toggl als Projektzeiterfassung. Das professionelle Interface und die praktische Desktop App konnten uns überzeugen. Dennoch: Es gibt hier noch Luft nach oben. Uns würde gefallen, wenn Teammitglieder in der App sehen können, wie viel Zeit bei einem Task noch zur Verfügung steht, und unsere Leute aus der Verrechnung würden sich wünschen, dass Teammitglieder ihre Projekte als „zu verrechnen“ taggen, und so die Abrechnungen vereinfacht würden.
Wer hier einen Tipp für uns hat: Sehr gerne!
Kurzes Update: Inzwischen haben wir einen Tipp bekommen und toggl als Zeiterfassung und everbill als Verrechnungsystem innerhalb von einem Monat auf mocoapp.com umgestellt und im Moment wurden wirklich alle Träume wahr und noch viel mehr als erwartet.
Zeiterfassung mit toggl. © Le Buzz, Unsplash © Screenshot Team sisu
Da wir innerhalb tally auch Dokumente aus der Google Cloud verknüpfen können, arbeiten wir anstatt mit Word und Excel fast ausschließlich mit Google Docs und Sheets. Der Vorteil liegt auf der Hand: Wir müssen nicht mehr pausenlos Dokumente hin- und herschicken, sondern können unsere Änderungen gemeinsam an einer zentralen Stelle vornehmen. Mit der praktischen Auto-Save Funktion geht außerdem nichts verloren, wenn beim Notebook mal der Akku leer werden sollte.
Google Slides erlaubt uns außerdem auch das gute alte Powerpoint zu ersetzen und ist obendrein noch viel einfacher zu verwenden. Als PPT können wir das dann trotzdem abspeichern und weitersenden.
Mit Google Docs einfach gemeinsam an Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen arbeiten. © James Bold, Unsplash © Screenshot Team sisu
Derzeit hat jedes Teammitglied sein Firmentelefon auf das private Handy umgeleitet. Das bedeutet, dass KundInnen Zugriff auf die private Telefonnummer erhalten, was nicht für alle OK ist. Wir würden uns wünschen, unsere Durchwahlen aus dem Büro auch zu Hause nutzen zu können und mittels Software vom PC aus zu telefonieren. Außerdem wäre es von Vorteil, immer zu wissen, zu dem die Nummer des eingehenden Anrufs gehört. Ist man im Homeoffice nicht immer gleich erreichbar, weiß man damit sofort, wer auf einen Rückruf wartet und muss sich nicht immer hochoffiziell bei einer scheinbar unbekannten Nummer vorstellen.
Flexible Telefonsysteme wie Aircall bringen diese Funktionen mit. Derzeit versuchen wir noch herauszufinden, welcher Anbieter für uns der richtige wäre, und ob wir das ganze nicht auch irgendwie mit unserer bestehenden Telefonanlage verbinden können.
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Alles in allem sind wir gut gerüstet für eine längere Homeoffice-Phase. Und trotzdem: Es fehlen die vielen Witze, das gemeinsame Lachen und das Mitfiebern, wenn etwas ganz knifflig wird. Wir freuen uns trotz aller örtlichen Unabhängigkeit wieder auf den neuen Luxus gemeinsamer Zeit.
